Yrityksen verkkosivujen uudistuksessa pitää ratkaista kolme asiaa: mitä muutetaan, mitä säilytetään ja kuka vastaa työstä. Kun nämä ovat selvillä, sisältöjen suunnittelu, ulkoasu ja tekninen toteutus voidaan sovittaa samaan aikatauluun.
Tämä opas auttaa valmistautumaan projektiin ja arvioimaan sen etenemistä. Jos uudistuksen tarve on vielä epäselvä, aloita oppaasta milloin verkkosivut kannattaa uudistaa.
1. Kokoa nykytilanne ja sovi tavoite
Kirjoita näkyviin tärkeimmät ongelmat: asiakkaat eivät löydä palvelua, sisältöjen päivittäminen on vaikeaa tai uusi palvelu ei sovi vanhaan rakenteeseen. Valitse sivustolle ensisijainen tavoite. Se voi olla tarjouspyyntö, ajanvaraus, materiaalin löytyminen tai muu yritykselle tärkeä tapahtuma.
Kokoa myös nykyiset käyttöoikeudet, verkkotunnuksen tiedot ja käytössä olevat järjestelmät. Selvitä, miten yhteydenottoja ja hakunäkyvyyttä mitataan. Ota lähtötilanteen luvut talteen, jotta uudistuksen vaikutusta voidaan myöhemmin arvioida.
Tämän vaiheen lopputulos: yhteinen tavoite, alustava rajaus ja nimetyt vastuuhenkilöt.
2. Tee sisältö- ja osoiteluettelo
Käy läpi nykyiset sivut, artikkelit, kuvat ja ladattavat tiedostot. Merkitse jokaisen kohdalle, säilytetäänkö se, päivitetäänkö sitä vai yhdistetäänkö sen sisältö muualle. Hakuliikennettä, yhteydenottoja tai ulkoisia linkkejä saavat sivut ansaitsevat erityisen huomion.
Säilytä toimiva URL-osoite mahdollisuuksien mukaan. Jos osoite muuttuu, määritä sille vastaava uusi kohde. Usean artikkelin yhdistäminen voi olla järkevää, jos ne vastaavat samaan kysymykseen. Uudesta sivusta pitää silloin löytyä lukijan tarvitsema sisältö. Kaikkien vanhojen osoitteiden ohjaaminen etusivulle ei korvaa tätä työtä.
Tämän vaiheen lopputulos: sisältöluettelo ja vanhojen osoitteiden suunnitellut kohteet.
3. Suunnittele rakenne ja kirjoita sisällöt
Laadi sivukartta asiakkaan tiedontarpeiden mukaan. Erota toisistaan palvelusivut, referenssit ja oppaat. Palvelusivun pitää auttaa arvioimaan ostettavaa palvelua; oppaassa voidaan käsitellä tarkemmin esimerkiksi hankintaa, hintaa tai vaihtoehtoja.
Kirjoita ensin tärkeimpien sivujen sisällöt. Kerro, kenelle palvelu sopii, mitä siihen kuuluu, miten yhteistyö etenee ja miten yhteyttä otetaan. Valitse referenssit, jotka näyttävät osaamisen käytännössä. Nimeä jokaiselle tekstille ja kuvalle vastuuhenkilö sekä hyväksymispäivä.
Tämän vaiheen lopputulos: hyväksytty sivukartta, olennaiset tekstit ja suunnitelma puuttuvista materiaaleista.
4. Suunnittele ulkoasu oikeilla sisällöillä
Ulkoasua on helpompi arvioida, kun näkymissä käytetään todellisia otsikoita, kuvia ja tekstimääriä. Tarkista myös mobiilinäkymä: näkyykö palvelun ydin, löytyykö valikko ja onnistuuko yhteydenotto?
Arvioikaa yhdessä tärkeimmät sivutyypit, kuten etusivu, palvelusivu, referenssi ja artikkeli. Sopikaa luettavuudesta, käytettävyydestä ja saavutettavuuden tavoitteista jo tässä vaiheessa. Näin teknisen toteutuksen aikana ei tarvitse ratkaista samoja peruskysymyksiä uudelleen.
5. Toteuta ja testaa sovitut toiminnot
Teknisessä toteutuksessa rakennetaan sivupohjat, syötetään sisällöt ja yhdistetään tarvittavat järjestelmät. Testaukseen tarvitaan selkeä lista: mitä kävijän pitää pystyä tekemään ja mikä osoittaa toiminnon onnistuneen.
- Lomakkeen lähetys saapuu sovittuun osoitteeseen ja virhetilanteesta saa ymmärrettävän palautteen.
- Valikot, painikkeet ja tärkeimmät käyttäjän reitit toimivat puhelimella ja tietokoneella.
- Sisältöjä pystyy lisäämään ja muokkaamaan sovituilla käyttäjäoikeuksilla.
- Integraatio siirtää juuri sovitut tiedot oikeaan paikkaan.
- Kuvat ovat sopivan kokoisia ja sivujen latautumista on tarkasteltu.
- Sovitut saavutettavuustarkistukset ja mittauksen testit on tehty.
Integraation tarkoitus on hyvä kuvata myös arjen työnä. Esimerkiksi Kajahduksen Varsinais-Suomen liitolle toteuttama Lyyti-integraatio tuo tapahtumat sivustolle ilman päällekkäistä sisällönsyöttöä.
6. Julkaise tarkistuslistan avulla
Sovi julkaisuhetki ja henkilö, joka hyväksyy sivuston. Ota tarvittavat varmuuskopiot ja varmista, että mahdolliseen häiriöön on toimintatapa. Tarkista julkaisun jälkeen ainakin tärkeät URL-osoitteet, uudelleenohjaukset, lomakkeet, yhteystiedot ja tiedostolataukset.
Varmista myös, ettei kehitysvaiheen indeksointikielto jää julkisille sivuille, että sivukartta sisältää oikeat osoitteet ja että hakukoneille ilmoitettu ensisijainen osoite vastaa kutakin sivua. Päivitä sisäiset linkit suoraan lopullisiin osoitteisiin.
7. Seuraa ja kehitä julkaisun jälkeen
Sopikaa, kuka tarkistaa virheet, palautteen ja mittaustiedot ensimmäisten viikkojen aikana. Vertaa toteutunutta tavoitetta lähtötilanteeseen riittävän pitkällä ja vertailukelpoisella ajanjaksolla. Huomioi esimerkiksi kampanjat, kausivaihtelu ja mittaustavan muutokset.
Hakutulokset voivat vaihdella, kun hakukone käsittelee muuttunutta sivustoa. Yksittäinen päivä ei vielä kerro uudistuksen onnistumisesta. Seuraa tärkeiden sivujen löytymistä ja asiakkaiden etenemistä, ja korjaa havaittuja ongelmia.
Mitä asiakkaan pitää tehdä projektissa?
Asiakas tuo toimialan tuntemuksen, varmistaa palvelutietojen oikeellisuuden ja tekee sovitut päätökset. Toteuttajan vastuut kirjataan tarjoukseen: esimerkiksi rakenne, kirjoittaminen, visuaalinen suunnittelu, tekninen työ ja julkaisu. Myös kommentointikierrokset ja lisätöiden hyväksyminen kannattaa sopia.
Projektin kesto riippuu laajuuden lisäksi materiaalien ja päätösten valmistumisesta. Siksi aikataulu kannattaa rakentaa näiden vaiheiden ympärille. Tutustu hinnan muodostumiseen ja Kajahduksen verkkosivupalveluun. Kun kerrot nykyisestä tilanteesta, voimme auttaa rajaamaan sopivan projektin. Pyydä tarjous verkkosivujen uudistamisesta.
